SAFRANBOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat
Amaç 
MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı, Safranbolu Belediyesi hedefleri ve ilkeleri doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili ve verimli kullanılması, mahalli hizmetlerin adil ve dengeli dağılımının temin edilmesi, Safranbolu Belediyesi tarafından sunulan hizmetlerde kalitenin artırılması ve hemşehrilerimize medeni hayatın ihtiyaçları doğrultusunda hizmet vermek için Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. 
Kapsam 
MADDE 2 – (1) Bu yönetmelik, Safranbolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün ve bağlı birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.
     Dayanak 
MADDE 3 – (1) Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır. 
Tanımlar 
MADDE 4 – (1) Bu yönetmelikte geçen; 
a) Başkan: Safranbolu Belediye Başkanını,
b) Belediye: Safranbolu Belediyesini,
c) Encümen: Safranbolu Belediyesi Encümenini,
ç) Komisyon: Safranbolu Belediyesi Meclis İhtisas Komisyonlarını,
d) Meclis: Safranbolu Belediyesi Meclisini,
e) Müdürlük:  Safranbolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,
f) Personel: Safranbolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

Teşkilat 
MADDE 5 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdür, Şef, Gelen-Giden Evrak Kayıt Birimi, Encümen Kalemi ve Meclis Kalemi ile yeteri kadar personelden oluşmaktadır. 

İKİNCİ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Yazı işleri müdürlüğünün görevleri
MADDE 6 – (1) Belediye meclisi ile ilgili görevleri; 
a) Meclis ve komisyon çalışmalarının sekreterya görevini yapmak,
 b) Belediye Başkanı tarafından belirlenen meclis gündemini ilgili mevzuat hükümlerine göre Meclis Üyelerine ve halka duyurmak, 
c) Belediyemiz birimlerinden Kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere gelen konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak, 
ç) Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların birer suretleri ile birlikte mevzuatta sayılan yöntemlerle 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden ulaştırılmasını sağlamak,
d) Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak, 
e) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16’ncı maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak, 
f) Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini hazırlamak, 
g) Meclis kararlarını, yazmak, kontrol etmek, imzalatmak, arşivlemek, 
ğ) Meclis üyelerince verilen önergeleri ilgili müdürlüğe göndermek ve gelen cevapları Başkanlık Makamına sunduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlamak, 
h) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine imzalatmak ve Kaymakamlığa göndermek, sonrasında meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
 ı) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak, 
i) Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, 
(2) Belediye encümeni ile ilgili görevleri; 
a) Encümenin sekretarya görevini yapmak, 
b) Belediyemiz birimlerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak, 
c) 5393 sayılı Belediye Kanununun 35 inci maddesine göre, haftalık toplantısını/toplantılarını yapan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, 
ç) Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak, 
d) Encümende görüşülecek evraklarda usul açısından eksik olanların tamamlattırılmasını sağlamak,
e) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, 
f) Encümen toplantılarına katılmayan/katılamayan üyelerin durumlarını kararlarda belirtmek. 
(3) Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri; 
a) Belediyeye posta yoluyla ya da resmi kuramlardan gelen tüm evrakın Genel Evrak Kayıt Birimindeki gelen evrak defterine kaydedildikten sonra zimmet karşılığı ilgili makam ve müdürlüklere teslim edilmesini; belediyeden çıkan evrakın genel giden evrak defterine kaydedildikten sonra zimmet, posta,noter vb. kanallarla ilgili yerlere teslim edilmesini sağlamak, 
b) Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilmek istenen ve birimlerimize koordinasyonu gerektiren dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek. 
c) Gelen-giden evrakları standart dosya planına göre saklamak, arşive bu şekilde intikalini sağlamak,
(4) Arşiv ile ilgili görevleri; 
a) Belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için her birimin kendi birim arşivini kurması konusunda birim müdürlükleri ile temas sağlamak, 
b) Birim arşiv görevlileri tarafından, kurum arşivine devredilecek, imha edilecek veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek arşivlik malzemelerinin tespitinin zamanında yapılmasını koordine etmek, 
c) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma uyarlanmasını sağlamak, 
ç) Müdürlüklerin birim arşivinin düzenlemesi için çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda danışmanlık hizmeti vermek, sonuçlarını değerlendirmek, 
d) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek, 
e) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek, 
f) Müdürlük, birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek, 
g) İlgili Kanun ve yönetmelikler çerçevesinde muhafazasına lüzum görülmeyen evrakların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek, 
ğ) Ayıklama ve imha komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden Başkanlık kanalıyla görüş talep etmek, 
h) Kurum Arşivinden, Kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde vatandaş veya kurum taleplerinin karşılanabilmesi yönünde gerekli düzenlemeleri yapmak ve önlemler almak, 
ı) Kurum arşivinde saklama süresi dolan ve sürekli saklanacak arşiv niteliğindeki evrakları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devir edilmesiyle ilgili işlemleri yürütmek, 
i) Arşiv malzemesinin yangın, su baskını, rutubet, kaybolma, çalınma, zararlı böceklerden koruma, ilaçlama gibi işlemleri yaparak korunmasını sağlamak, 
j) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak. 
(5) Diğer görevleri; 
a) Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak,
b) Resmi Mühür Yönetmeliği hükümleri uyarınca; belediyemiz müdürlüklerinde kullanılan eskimiş ve okunamaz hale gelmiş resmi mühürlerin yenilenmesi, daha önceden resmi mühür kullanmayan Müdürlükler için resmi mühür yaptırılması işlemlerini takip etmek, 
c) Belediyemize İcra Müdürlüğü, Orman Müdürlüğü, İlçe Seçim Kurulu vb. diğer kurumlardan gelen ilanların belediyemiz ilan panosunda duyurulmasını sağlayarak, bu işlemlere ilişkin tutanakları yazmak, 
ç) CİMER, BİMER ve Bilgi edinme gibi yollarla elektronik ortamda Belediyeye gelen başvuruları ilgili birimlere iletmek ve cevaplandırılmasını takip etmek,
d) Meclis üyelerinin mal bildirim beyannamesinin ilgili kanunlar çerçevesinde doldurulmasını, teslim edilmesini ve takibini yapmak, 
e) Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. 
Yazı işleri müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları 
MADDE 7 – (1) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 
(2) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak, 
(3) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak, 
(4) Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak, 
(5) Meclis toplantısı yapıldıktan sonra kararların yazılmasını sağlamak, imzalarını tamamlattırmak ve Kaymakamlığa gönderilmesini sağlamak, 
(6) Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak, 
(7) Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak, 
(8) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abonelik işlemlerini yürütmek, 
(9) Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni tarafından alınan kararları takip etmek,birimi ilgilendiren kararları uygulamak, 
(10) Müdürlük faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, müdürlüğe tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek,
 (11) Encümen gündeminin hazırlanmasında ve gündemin tespitinde gerekli talimatı vermek, 
(12) Görevlerin daha süratli, etkin ve verimli olarak yürütülmesi için ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için önerilerde bulunmak, 
(13) Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personelin motivasyonunun arttırılmasına yönelik olarak ödül ve takdirname verilmesi gibi özendirici faaliyetler konusunda bağlı olduğu Başkan Yardımcısına önerilerde bulunmak,
 (14) Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek, 
 (15) Müdürlüğün işlevleri ile ilgili üst makamın istediği raporları hazırlamak bu raporları hazırlamak için inceleme ve araştırmalar yapmak, 
(16) Üst makamlar tarafından düzenlenecek toplantılara iştirak etmek, istenilen bilgileri vermek, 
(17) Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaparak, alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda bağlı olduğu Başkan Yardımcısına tekliflerde bulunmak,
 (18) Belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için her birimin kendi birim arşivini kurması konusunda birim müdürlükleri ile temas sağlamak, 
(19) Birim arşiv görevlileri tarafından, kurum arşivine devredilecek, imha edilecek veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek arşivlik malzemelerinin tespitinin zamanında yapılmasını koordine etmek, 
(20) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma uyumunu sağlamak, 
(21) Müdürlüklerin birim arşivinin düzenlemesi için çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda danışmanlık hizmeti vermek, sonuçlarını değerlendirmek,
 (22) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek, 
(23) Kurum arşivinin kurulmasında görev almak, 
(24) Müdürlük, birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek, 
(25) Arşivde ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde muhafazasına lüzum görülmeyen evrakların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek, 
(26) Ayıklama ve imha komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden Başkanlık kanalıyla görüş talep etmek,
 (27) Kurum Arşivinden, Kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde vatandaş veya kurum taleplerinin karşılanabilmesi yönünde gerekli düzenlemeleri yapmak ve önlemler almak, 
(28) Kurum arşivinde saklama süresi dolan ve sürekli saklanacak arşiv niteliğindeki evrakları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devir edilmesiyle ilgili işlemleri yürütmek, 
(29) Arşiv malzemesinin yangın, su baskını, rutubet, kaybolma, çalınma, zararlı böceklerden koruma, ilaçlama gibi işlemleri yaparak korunmasını sağlamak, 
(30) Müdürlüğe bağlı iş yerlerinde iş sağlığı ve iş güvenliği yönünden her türlü tedbirlerin alınmasını sağlamak, 
(31) Müdürlüğün harcama yetkilisidir. Müdürlüğün senelik bütçesini hazırlamak ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
(32) Müdürlüğün faaliyet raporunu ve stratejik planını hazırlamak ve uygulamak,
(33) Taşınır kayıt kontrol işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
(34) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamaktır. 
(35) İlgili Kanunlar ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde, kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından başta Belediye Başkanı olmak üzere bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.
Şefin görev, yetki ve sorumlulukları
 MADDE 8 – (1) Müdürlük personeli tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak, 
(2) Evraklarda bulunan numara, tarih, gideceği yer, imza, ekler ve benzeri nitelikteki bilgileri Resmi Yazışma Kurallarına göre denetleyerek, gerekli önlemleri almak, 
(3) Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini yaptırmak ve sevk memurlarına verilmesini sağlamak, 
(4) İşlemi bitmemiş evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak, 
(5) Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak, 
(6) Personeli hizmete ilişkin işlemler konusunda aydınlatmak, işlerin verimliliğini arttırmak için yöntemler geliştirmek, 
(7) Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemleri almak, 
(8) Personelin çalışmalarını izlemek, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak, 
(9) Birimini ilgilendiren konularda amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, 
(10) Müdürlük faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için birime tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik hedefler ve standartlar belirlemek ve üstüne iletmek.
 (11) Birim faaliyetlerine ilişkin tutulan kayıtların birimde muhafaza edilmesini sağlamak, 
(12) Birim faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, 
(13) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak, 
 (14) Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek, 
(15) Personelin yer değiştirmesi gibi işlemleri hakkında üst makama önerilerde bulunmak,
 (16) Müdürlük ile ilgili tüm görev, yetki ve belgelerin ilgililere dağıtımını sağlamak, 
(17) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmek, 
(18) Görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak, 
(19) Üstün verdiği emirleri hukuki zemin içinde, en süratli ve sağlıklı bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak, 
(20) Belediye mevzuatı ve göreviyle ilgili sair mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu müdür, Başkan Yardımcısı ve Başkanlık Makamına karşı sorumludur.
Memurların görev, yetki ve sorumlulukları 
MADDE 9 – (1) Görevli olduğu birimde iş bölümü esaslarına göre yetkililerce verilen işleri incelemek ve gerekli işlemleri yapmak,
 (2) Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek, 
(3) Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında, mevzuata ve amirlerin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak, 
(4) Kendisine verilen görevlerle ilgili konularda müdürüne danışarak alacağı talimata göre işlemleri yerine getirmek,
 (5) Müdürlüğün kırtasiye ve diğer ihtiyaçlarını tesbit ederek ilgililere bildirmek ve alacağı talimata göre gerekli işlemleri yapmak, 
(6) Demirbaş eşyanın iyi bir biçimde kullanılmasını ve korunmasını sağlamak, 
(7) Evrakın imzalanmasından ilgili müdürlüğe teslim edilmesine kadar takip etmek, 
(8) Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 
(9) Müdür ve bağlı olduğu başkan yardımcısı tarafından verilecek diğer işleri ve görevleri yapmak, 
(10) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin uygun bir şekilde yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur. 
Gelen-giden evraka yapılacak işlemler 
MADDE 10 – (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, evrak konusunda yapılması gerekli iş ve işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür, 
(2) Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak zimmetle ilgili birime teslim edilir. 
Yapılacak olan yazışmalar 
MADDE 11 – (1) Belediye içi yazışmalar yazı işleri müdürünün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmaması hali
MADDE 12 – (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Yürürlük
MADDE 13 – (1) Bu yönetmelik Safranbolu Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. 
Yürütme 
MADDE 14 – (1) Bu yönetmelik hükümleri Safranbolu Belediye Başkanı tarafından yürütülür.